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浅谈黄河养护工程资料的归档办理

 

来源: 威尼斯人国际网址原创   录入人员: 魏栋   时间: 2019-03-18   [ ] [ 打印 ] [ 关闭 ] [ 保藏 ]

       

 要:工程资料归档办理是指承担归档的办理人员对养护工程中形成的有重要保存价值的工程资料实行收集、整理、立卷归档。做到这项工作即是确保工程文件、档案齐全的需要,也是满足养护工程日后对文件、档案重新利用需求的需要。

关键词:黄河养护工程;资料;归档;整理

1 工程资料归档的重要性

黄河养护工程档案是对黄河养护工程真实的记录和凭证,由此工程资料归档与办理在黄河养护工程中发挥着重要作用,已成为黄河养护工程中不可缺少的一局部,是黄河养护工程中的重要凭证,其对后期施工质量的办理和监督有重要的作用。对工程资料的归档和办理,可以系统的、准确的、完整的、真实的将黄河养护工程资料保存,为建设中的检查、办理提供依据。

2 工程资料归档过程出现问题及处置方法

一项工程不管规模大小、投资多少、建设时间长短,最终形成的建设成果一是工程,二是档案。档案资料在任何工程中都具有保存和利用价值,因此,档案资料的完整、准确、标准在工程中具有重大意义。但是在实际建设过程中,时常产生资料不完整,不标准,移交资料不及时的现象。基于上述问题,结合自己这几年整理养护工程档案归档工作中的阅历认识浅谈以下几点创议:

2.1  工程资料明确专人整理

养护工程档案办理可以从档案办理人员和办公室领导两方面实行。从养护工程名目开始就要指定专门的档案办理人员,仔肩到人,由专人承担养护工程档案的收集、分类整理、装订归档等工作,使之井然井井有条,这样可以有用的增进该工作的顺遂完成;而本部门领导首要抓工程档案归档的准则工作,以准则办理档案,提高养护工程档案的标准性、效率性。

2.2  资料整理人员强化自我更新认识

承担档案办理人员应该及时更新自我常识,以便在资料归档过程中,能清楚的确定工程资料归档范围,以免出现归档资料不完整的现象,影响后期对工程资料的检查工作。

2.3  增强相干各部门之间的联络,幸免资料遗漏

由于养护工程资料往往分布在其它部门的手中,如县局、监理企业、养护企业工程部、各养护队等,档案办理人员要及时与其它部门沟通,幸免在整理、收集资料的时候出现遗漏资料现象。

3 制定可操纵性的档案日常借阅办理办法

为了便于养护工程档案的日常办理和查取,档案的日常办理应尽量做到科学化、标准化。现先容以下几种方法:

3.1  跟踪办理法

为便于查找和保密,要准确把握每一份工程资料的流向。为此,在日常工作中就要做到登记工作。登记时可设专簿或采纳勤记勤销的“日记实”办法。“日记实”是对工程资料传阅的即时记录。它是资料归档人员查找、调阅资料的得利工具,一般采用卡片形式记录。工程资料收回后,以卡片形式记录的跟踪单自行作废。

3.2  定位办理法

把送阅、送办的工程资料取回后按照预先确定的位置存放起来,即所谓定位办理。具体办法是:按工程资料的类别,名称分别放在不同的档案盒里,并标注清楚工程资料名称,把工程资料柜子分成上半年与下半年两个或几个使用期,柜内再用挡板分出层次,然后依据档案盒上的名称由上到下的等级次序,见档案盒放在柜内的相符合的层次,运转回来的工程资料,分层次按序位。

3.3  准则办理法

建立工程资料借阅、传递、归档准则,可以有用幸免出现工程资料丢失、损坏等情况。工程资料借阅、传递、归档准则一般包括以下内涵:

3.3.1  建立文件借阅薄

即把各种借出的文件分门别类、有科有目地登记在借阅薄上,便于随时了解文件的去向。

3.3.2  借阅文件注意事件

一是用心。无论何人、何故、何时借阅工程资料都要在借阅簿上履行登记、签字手续;二是严密。限定借阅时间,控制“密级”文件阅知范围,对标有极密的文件的外借,应随时请示领导,借出当面交代注意事件三是勤查。对于所办理的工程资料应一周一小清,一月一大清,一季一核对,半年一整理,一有问题就主动及时上报,求得迅速处置。

4 制定档案的归档办理方法

4.1  将欲立卷文件材料全部摆开

工程资料立卷的第一道工序,就是将上一年度所形成和运转的工程资料中需要立卷的归档局部,全部在一张较大的工作案子上摆开。然后将文件材料与上一年的立卷类目及案卷加以核对,看是否有所遗漏,如有遗漏要及时补齐。

4.2  调整文件材料识别

虽然对收集的工程资料已按照立卷类目做过分类,但是这种分类不够细致,而且一年中实际形成和运转的工程资料的内涵和年初的预测往往有出入,因此在立卷前对工程资料再做调整是非常必要的。

4.3  对应立卷工程材料实行组卷

这是立卷工作中的一个关键环节,也是一个最为复杂的环节。组卷工作一定要慎重用心,卷组的如何,对于案卷的质量和日后的考察便利与否关系极大。

5 提高档案人员的素养

5.1  爱岗全心全意,培养优良的职业道德

档案归档工作是一项专业性工作,承担档案归档的工作人员必须具备档案办理的专业常识,并且应该有高度的工作仔肩感和职业道德修养。由于档案工作的内涵比较繁琐,所以档案归档的工作人员还应该有细心的工作态度,这样才能做到档案归档工作。

5.2  增强业务训练,提高业务素养

档案办理人员要适应档案办理现代化的需要,档案办理人员必须持续提高自身的业务能力,切实改进工作作风,持续提高档案办理人员的自觉性、仔肩感和业务技巧。同时,网络通信技艺与档案信息数字化结合是要将档案实体和信息办理并重,增强信息网络,积极探索数字化的新途径,以开拓革新,卓有成效的工作,推动名目办理的持续发扬。

5.3  培养名目复合型档案办理人才

   现代化的档案办理,需要培养高素养的复合型的档案办理人才,新时代的档案办理人员应该是复合型人才,档案人员要提高自身运用新常识的能力以及结合工程名目实际情况,科研方法,提高处置问题的能力,努力使自己成为懂工程,精业务、善协调、能引导的复合型黄河养护工程档案办理人员,为黄河养护工程档案归档工作提供保障。

 

     编辑: 陈晨 宋海英 王辉    核稿:魏栋

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